Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Alexander Stark
Rheingasse 2A
79365 Rheinhausen
Deutschland
E-Mail: kontakt@family-memories.eu

Zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten sind wir gesetzlich nicht verpflichtet. Bei Fragen oder Anliegen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit über die oben genannten Kontaktdaten an uns wenden.

2. Grundsätze und Überblick

Family Memories ist ein privater Dienst zum gemeinsamen Sammeln, Bewahren und Erzählen von Familienerinnerungen. Datenschutz ist Teil des Konzepts: Wir betreiben den Dienst ohne Werbung, ohne Tracking und ohne Weitergabe von Daten zu Werbezwecken. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist. Sämtliche Verarbeitung findet auf Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union statt; die tragenden Dienste (Webhosting, Datenbank und Fehlerdiagnose) betreiben wir in Deutschland.

3. Hosting und technische Infrastruktur

Die Website wird beim Anbieter Hostinger als Auftragsverarbeiter gehostet; der genutzte Server befindet sich in einem Rechenzentrum in Deutschland. Beim Aufruf der Website werden dabei technisch notwendige Zugriffsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Anfrage, aufgerufene Ressource) verarbeitet, soweit dies für die sichere Auslieferung und den Betrieb erforderlich ist.

Die Anwendungsdaten (Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher) werden über die Plattform Supabase als Auftragsverarbeiter verarbeitet und in einem Rechenzentrum in Deutschland (Region Frankfurt am Main) gespeichert.

Mit beiden Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage für den technischen Betrieb ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: E-Mail-Adresse und Anzeigename, die Sie bei der Registrierung angeben, sowie die Angabe, welcher Familie Sie innerhalb des Dienstes angehören. Außerdem halten wir fest, an welchem Tag Ihr Konto den Dienst zuletzt benutzt hat – nur dieses eine Datum, ohne Uhrzeit und ohne Verlauf: Es wird bei jedem Besuch überschrieben. Ferner speichern wir Ihre Spracheinstellung, Ihre Zeitzone und die Angabe, ob Sie die tägliche Zusammenfassung per E-Mail erhalten möchten. Die Zeitzone wird beim ersten Anmelden von Ihrem Gerät übernommen und ist im Konto änderbar; sie dient allein der Darstellung von Zeitangaben und der Bestimmung des Versandzeitpunkts der Zusammenfassung.
• Inhaltsdaten: die von Ihnen hochgeladenen Fotos, Audioaufnahmen, Geschichten, Kommentare, Termine, Schlagworte und zugehörige Angaben (z. B. Titel, Datum, optionaler Ort).
• Nutzungs- und Protokolldaten: technisch notwendige Zugriffsdaten, die für Betrieb und Sicherheit anfallen.

Fotos und Audioaufnahmen sowie Standortangaben werden vor dem Hochladen bereits in Ihrem Browser verschlüsselt und nur in verschlüsselter Form gespeichert, sodass sie ausschließlich den berechtigten Mitgliedern Ihrer Familie zugänglich sind.

Wenn Sie eine Sprachaufnahme automatisch in Text umwandeln lassen, geschieht dies vollständig auf Ihrem Gerät im Browser. Die Audiodaten werden dafür nicht an Dritte übermittelt.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um Ihnen den Dienst bereitzustellen und die von Ihnen genutzten Funktionen zu erbringen (Registrierung, Anmeldung, Verwaltung Ihrer Familie und Inhalte). Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die Gewährleistung von Sicherheit und Stabilität sowie dafür, zu erkennen, ob und wie der Dienst genutzt wird und welche Konten ruhen, stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit wir Sie um eine Einwilligung bitten, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage.

6. E-Mail-Versand

Für den Versand notwendiger Systemnachrichten (z. B. Registrierungs- und Anmeldebestätigungen, Einladungen in eine Familie) nutzen wir den Dienst Mailjet (Sinch) als Auftragsverarbeiter. Der Versand erfolgt ausschließlich über Server innerhalb der Europäischen Union (Anbieter Mailjet mit Sitz in Frankreich). Verarbeitet werden dabei die Empfänger-E-Mail-Adresse und der Inhalt der jeweiligen Nachricht. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Es werden ausschließlich anlassbezogene Systemnachrichten versendet, keine Werbung.

Zusätzlich versenden wir eine tägliche Zusammenfassung über neue Aktivitäten in Ihrer Familie (etwa neue Kommentare, Fotos oder Geschichten). Sie wird einmal täglich um 19:00 Uhr Ihrer Zeitzone versendet und nur dann, wenn tatsächlich ungelesene Ereignisse vorliegen. Die Nachricht enthält lediglich die Anzahl der Ereignisse je Art sowie einen Link in die Anwendung – keine Inhalte Ihrer Familie, insbesondere keine Kommentartexte. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); es handelt sich nicht um Werbung. Sie können die Zusammenfassung jederzeit abbestellen: über den Schalter in Ihrem Konto oder über den Abmeldelink am Ende jeder solchen E-Mail, der ohne Anmeldung wirkt. Der Abmeldelink enthält ausschließlich eine Zufallskennung, nicht Ihre E-Mail-Adresse.

7. Kartendarstellung

Zur Darstellung von Karten (etwa für Orte, die Sie einem Foto oder einer Geschichte zugeordnet haben) nutzen wir eine selbst gehostete Karte auf Basis von OpenStreetMap-Daten (Kartenstil: Protomaps). Die Kartendaten liefern wir als einzelne Kartenkacheln über unseren Speicher- und Auslieferungsdienstleister Cloudflare (Cloudflare R2) aus. Die Kartendaten sind in einem Speicher mit EU-Jurisdiction abgelegt und werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union gespeichert; Cloudflare ist ein US-Unternehmen, mit dem die nach Art. 28 DSGVO erforderlichen Verträge zur Auftragsverarbeitung (einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln) bestehen. Beim Abruf wird Ihre IP-Adresse technisch bedingt an Cloudflare übermittelt, soweit dies zur Auslieferung der Kacheln erforderlich ist. Abgerufen werden ausschließlich die Koordinaten des angezeigten Kartenausschnitts; Ihre eigenen Standortangaben werden nicht übermittelt und im Übrigen verschlüsselt gespeichert. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen Kartendarstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für den Fall fehlender Verbindung steht eine lokale, offline nutzbare Kartengrundlage bereit.

8. Automatische Übersetzung

Auf Wunsch können Sie einzelne Inhalte (z. B. Titel und Text einer Geschichte samt Kapiteln) automatisch in eine andere Sprache übersetzen lassen – etwa um sie in Ihrer bevorzugten Sprache zu lesen oder ein Erinnerungsbuch in einer anderen Sprache zu erzeugen. Hierfür nutzen wir den Dienst DeepL (DeepL SE) als Auftragsverarbeiter über dessen Server innerhalb der Europäischen Union (Anbietersitz Deutschland). An DeepL wird ausschließlich der zu übersetzende Text übermittelt; Fotos, Audioaufnahmen und Standortangaben werden nicht übertragen. Die Übersetzung wird nur bei aktiver Nutzung dieser Funktion angestoßen und zur Vermeidung wiederholter Übertragungen zwischengespeichert. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsverhältnisses bzw. Ihre Nutzung der Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

9. KI-gestützter Support-Chat

Nutzern der kostenpflichtigen Tarife (Plus und Heirloom) steht innerhalb der App ein KI-gestützter Support-Chat zur Verfügung, der Fragen zur Nutzung des Dienstes beantwortet. Zur Erzeugung der Antworten nutzen wir den Dienst Mistral AI als Auftragsverarbeiter über dessen Server innerhalb der Europäischen Union (Anbietersitz Frankreich). An Mistral werden ausschließlich die von Ihnen im Chat eingegebenen Texte sowie eine feste, produktbezogene Wissensgrundlage übermittelt; Fotos, Audioaufnahmen, Standortangaben und sonstige Konto-Inhalte werden nicht übertragen. Ihre Eingaben werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Den Verlauf des Chats speichern wir, damit Sie Ihr Anliegen bei Bedarf an unser Support-Team übergeben können und wir Ihre Anfrage bearbeiten können. Die Nutzung ist freiwillig; alternativ steht Ihnen der Support per E-Mail zur Verfügung. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsverhältnisses bzw. Ihre Nutzung der Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

10. Fehlerdiagnose und Stabilität

Um technische Fehler zu erkennen und die Stabilität des Dienstes zu verbessern, setzen wir eine selbst betriebene Monitoring-Lösung (GlitchTip) ein. Tritt ein Fehler auf, wird ein Fehlerbericht an unsere eigene Monitoring-Instanz übermittelt. Dieser ist bewusst datensparsam konfiguriert: Es werden keine Benutzerkennungen, keine Cookies und keine Anfrage-Kopfzeilen übertragen; in Adressen enthaltene Parameter sowie Einladungs- und Freigabe-Token werden vor der Speicherung entfernt. Die Instanz wird auf Servern des Anbieters Hetzner in Deutschland betrieben. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem stabilen und sicheren Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

11. Nutzungsmessung in der geschlossenen Beta

Solange die geschlossene Testphase läuft, halten wir fest, an welchen Tagen ein Konto den Dienst genutzt hat. Wir brauchen diese Zahl, um zu erkennen, ob die App im Alltag wirklich benutzt wird – eine Frage, die sich sonst nicht beantworten lässt. Gespeichert wird ausschließlich ein Kennzeichen und ein Datum; es entsteht keine Aufzeichnung darüber, welche Seiten aufgerufen oder wie lange sie gelesen wurden, und es werden keine Daten an Dritte übermittelt.

Das Kennzeichen ist kein Konto-Merkmal, sondern wird aus der Konto-Kennung und einem Zufallswert berechnet, der wöchentlich neu erzeugt wird. Am Ende der Woche wird dieser Zufallswert gelöscht. Danach lässt sich der gespeicherte Eintrag keiner Person mehr zuordnen – auch von uns nicht. Die Einträge selbst werden nach zwölf Wochen gelöscht. Zugriff hat allein der Betrieb, und zwar nur in Form von Gruppenzahlen; Gruppen mit weniger als drei Konten werden zusammengefasst. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse daran, den Dienst vor der Veröffentlichung zu beurteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit dem Ende der Testphase entfällt diese Messung ersatzlos.

12. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. lokale Speicher ein: ein Sitzungs-Cookie für Ihre Anmeldung sowie eine Angabe zu Ihrer bevorzugten Sprache. Diese sind für den Betrieb des Dienstes erforderlich; ein Einwilligungsbanner ist hierfür nicht notwendig. Wir verwenden keine Cookies zu Analyse-, Tracking- oder Werbezwecken.

Auch die Erfolgsmessung unserer eigenen Werbung kommt ohne Gerätespeicher aus: Gelangen Sie über einen Kampagnenlink zu uns, steht dessen Kennzeichnung lediglich in der Adresszeile. Legen Sie anschließend eine Familie an, halten wir einmalig fest, über welche Kampagne sie entstanden ist. Wir speichern dafür nichts auf Ihrem Gerät, setzen keine Zählpixel ein und geben nichts an Werbenetzwerke weiter; ohne Registrierung bleibt von Ihrem Besuch nichts zurück.

13. Verschlüsselung und Datenresidenz

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Medien (Fotos, Videos und Audioaufnahmen) sowie Standortangaben werden zusätzlich bereits im Browser verschlüsselt, bevor sie übertragen und gespeichert werden. Die Verarbeitung und Speicherung erfolgt auf Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union; die tragenden Dienste (Webhosting, Datenbank und Dateispeicher sowie Fehlerdiagnose) werden in Deutschland betrieben.

14. Eingesetzte Auftragsverarbeiter

• Hostinger – Webhosting und Auslieferung der Website (Serverstandort Deutschland).
• Supabase – Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher (Serverstandort Deutschland, Frankfurt am Main).
• Mailjet (Sinch) – Versand notwendiger Systemnachrichten (Server innerhalb der EU; Anbietersitz Frankreich).
• Cloudflare (R2) – Auslieferung der selbst gehosteten Kartendaten (Speicherung mit EU-Jurisdiction innerhalb der EU; Anbietersitz USA).
• Hetzner – Betrieb unserer selbst gehosteten Fehlerdiagnose (Serverstandort Deutschland).
• DeepL (DeepL SE) – Automatische Übersetzung von Inhaltstexten auf Anfrage (ausschließlich Text; Server innerhalb der EU, Anbietersitz Deutschland).
• Mistral AI – KI-gestützter Support-Chat der kostenpflichtigen Tarife (ausschließlich Chat-Text; Server innerhalb der EU, Anbietersitz Frankreich).

Mit den genannten Anbietern bestehen, soweit erforderlich, Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine Weitergabe Ihrer Daten zu Werbezwecken findet nicht statt.

15. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten, solange Ihr Konto besteht und dies für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist. Löschen Sie Inhalte oder Ihr Konto, werden die zugehörigen Daten entfernt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Eine Ausnahme betrifft Beiträge in Familien, die Sie nicht selbst gegründet haben: Fotos, Videos, Aufnahmen, Geschichten und Kommentare, die Sie dort eingestellt haben, bleiben den übrigen Mitgliedern erhalten, damit deren gemeinsame Erinnerung nicht auseinanderfällt. Ihr Autorenbezug wird dabei entfernt – die Beiträge erscheinen künftig als Beitrag eines ehemaligen Mitglieds. Familien, in denen Sie das einzige Mitglied sind, werden mit Ihrem Konto vollständig gelöscht.

Aus technischen Sicherungskopien werden gelöschte Inhalte nicht augenblicklich entfernt: Sie können dort für bis zu 30 Tage verbleiben und werden danach auch in den Sicherungen gelöscht. Die Sicherungen dienen ausschließlich der Wiederherstellung nach einem Datenverlust.

16. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an die unter Ziffer 1 genannte Adresse.

17. Datenexport und Löschung

Der Dienst bietet Ihnen Funktionen, um Ihre Inhalte zu exportieren und Ihr Konto samt zugehöriger Daten zu löschen. Damit können Sie Ihre Rechte auf Datenübertragbarkeit und Löschung unmittelbar selbst wahrnehmen. Der Umfang der Löschung ergibt sich aus Ziffer 15.

Leiten Sie eine Familie, der weitere Mitglieder angehören, ist die Löschung Ihres Kontos erst möglich, nachdem Sie die Leitung an ein anderes Mitglied übertragen oder die Familie gelöscht haben. Diese Zwischenstufe schützt die Inhalte der übrigen Mitglieder davor, mit Ihrem Konto zu verschwinden; beide Wege stehen Ihnen jederzeit in der Familienverwaltung offen.

18. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt. Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts.

19. Warteliste

Tragen Sie sich in unsere Warteliste ein, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt der Eintragung und die Sprache, in der Sie die Seite benutzt haben. Enthielt der Link, über den Sie zu uns gekommen sind, eine Kampagnenkennung, speichern wir auch diese – es handelt sich dabei um die Bezeichnung einer Werbemaßnahme, nicht um eine Kennung Ihrer Person.

Nach der Eintragung senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn Sie diesen Link öffnen, nehmen wir Sie in die Warteliste auf und laden Sie später ein. So stellen wir sicher, dass niemand die Adresse eines anderen Menschen einträgt.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit und ohne Angabe von Gründen widerrufen; eine formlose Nachricht an die unter Ziffer 1 genannte Adresse genügt.

Bestätigen Sie nicht, löschen wir Ihre Adresse 30 Tage nach der Eintragung automatisch. Nach einer Einladung bewahren wir den Eintrag auf, damit Sie nicht ein zweites Mal eingeladen werden – auf Ihren Wunsch löschen wir ihn.

Um Missbrauch des Formulars zu begrenzen, beschränken wir die Zahl der Eintragungen je Absender und Stunde. Dafür speichern wir keine IP-Adresse, sondern nur einen Zählwert unter einem Pseudonym, dessen Zuordnung nach Ablauf der Stunde technisch nicht mehr herstellbar ist.

20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.